Apotheek MST voert continu verbeteren in met Symbol

Tijd vrijmaken (werkdruk verminderen). Medewerkers betrekken (regie en eigenaarschap). En een Continu Verbeteren-mindset creëren. Dat waren de drie belangrijkste hoofddoelen voor de apotheek van ziekenhuis MST in Enschede tijdens hun traject met Symbol. Ruim honderd medewerkers gingen samen met Symbol aan de slag om die doelen te behalen.

De apotheek van het MST maakt goed en vertrouwd geneesmiddelengebruik bereikbaar voor iedereen, van de volle breedte van de zorg tot de individuele – zowel klinisch als poliklinische – patiënt. Binnen de apotheek waren al mooie stappen gezet om Continu Verbeteren in te richten, maar het management wilde de diverse initiatieven bij elkaar brengen en bundelen – onder begeleiding van Symbol. “De urgentie voor Continu Verbeteren was groot. Een taakstelling van de apotheek is om onze kosten te beheersen. Dit houdt onder meer in dat we onze dienstverlening uiteindelijk met minder fte moeten uitvoeren, terwijl de kwaliteit van de farmaceutische zorg hetzelfde moet blijven”, vertelt Mirije van Dijk, afdelingsmanager van de apotheek.

Op orde krijgen van bepaalde processen

“We hadden echter moeite met het op orde krijgen van bepaalde processen”, gaat Van Dijk verder. “Het proces rondom het klaar maken van bepaalde oncologische medicatie bijvoorbeeld. Of onze samenwerking met de dagbehandeling, een proces waar veel papierwerk en communicatie bij komt kijken. Maar ook het proces rondom inkoop van medicatie, waarbij we nog veel op papier doen.” Kris Movig, ziekenhuisapotheker en medisch manager van de vakgroep klinische farmacie, voegt toe: “In veel processen zijn wij als apotheek niet de enige stakeholder, maar wij zijn onderdeel van een keten. Alle neuzen moeten dan dezelfde kant op staan. Ieder onderdeel in het proces moet kloppen en moet efficiënt op elkaar aansluiten – ook buiten de apotheek om. Dat maakt het vaak ingewikkeld.”

Volop kansen met procesoptimalisatie

Een andere belangrijke uitdaging was volgens Van Dijk en Movig om de waan van de dag niet te laten regeren. Movig vertelt: “De uitdaging is om Continu Verbeteren goed te doen, júist wanneer er weinig tijd voor is. Daarom hebben we een externe partij ingeschakeld. We hadden ook niet voor Symbol kunnen kiezen, maar als op de werkvloer het gevoel heerst dat iedereen al druk genoeg is, is alles zelf doen een grote valkuil. Dan blijft het alsnog weer liggen, terwijl eens logisch nadenken over je processen juist veel (tijd) oplevert.” Van Dijk voegt toe: “Door de hoge werkdruk stond verbeteren altijd onderaan op de agenda. Maar als je de werkdruk wilt verlagen, moet je érgens tijd vandaan halen. In onze ogen bood procesoptimalisatie daarom volop kansen, want door verspillingen weg te nemen ontstaat er ruimte. Er zat dus eigenlijk nog een vraag achter onze vraag, want met de inzet van Symbol wilden we ook de veranderbereidheid bij medewerkers stimuleren en aanwakkeren.”

Implementeren en borgen van Continu Verbeteren

De opdracht richting Symbol was dan ook duidelijk: ondersteuning bieden bij het verder implementeren, maar vooral ook het borgen van Continu Verbeteren. In de vorm van verbeterprojecten, maar ook in de vorm van bewustwording. “Dit heeft onze Symbol-consultant heel goed opgepakt”, vertelt Van Dijk. “We hebben hem eerst gevraagd om alle mogelijkheden te analyseren en aan de hand daarvan te bepalen op welke processen we ons moesten focussen. En wat bleek: alle verbeterprojecten en doelstellingen waren er eigenlijk al, er moest alleen overzicht en prioritering in worden aangebracht.” Movig: “Natuurlijk, alles valt te verbeteren – het proces van klinisch farmaceutische analyses kan bijvoorbeeld ook best nog geoptimaliseerd worden. Maar dat proces loopt en heeft nu geen prioriteit ten opzichte van andere processen. Dat is een winst van samenwerken met Symbol: we hebben geprioriteerd en keuzes gemaakt.”

Verbeteren top of mind

Een andere winst die behaald is, zijn de dag- en weekstarts die Symbol heeft geïnitieerd. Hierbij wordt gebruik gemaakt van een verbeterbord, wat weer input is voor zowel grotere als kleinere verbeterinitiatieven. “Het doel van de dag- en weekstarts is dat medewerkers echt een mindset en modus krijgen van waaruit zij zelf eigenaar zijn van hun processen/werk. En we zien dat het werkt”, vertelt Van Dijk. Ook Movig is enthousiast. “Door de dagstart gaat iedereen ’s ochtends al meteen met elkaar in gesprek. Soms gaan die gesprekken over ogenschijnlijk kleine dingen, zoals waar een printer moet staan. Maar al die kleine dingen dragen bij aan het grote geheel. Het is heel fijn dat medewerkers nu dagelijks met elkaar in gesprek zijn, in plaats van alleen tijdens de werkoverleggen. Daardoor blijft verbeteren top of mind.” “Leuk om toe te voegen”, zegt Van Dijk, “is dat er nu minder tijd aan die reguliere werkoverleggen wordt besteed, omdat ze efficiënter zijn geworden, én dat die overleggen in frequentie omlaag zijn gegaan.”

Optimalisatie in de keten

De dag- en weekstarts zijn overigens afdelingsoverstijgend. “Wat ik één van de belangrijkste resultaten van het traject van Symbol vind, is de weekstart samen met de oncologische dagbehandeling in de kliniek”, zegt Van Dijk. “Het is een heel goed voorbeeld van optimalisatie in de keten, waar we het eerder al over hadden. Als apotheek optimaliseren is goed, maar het is beter als het in de hele keten gebeurt. Andere afdelingen, waaronder dus de dagbehandeling, hebben namelijk ook last van zaken die bij ons niet goed te gaan. Met de gezamenlijke weekstart ondervangen we dit.”

Een andere sfeer

Verder zien Van Dijk en Movig veranderingen in de houding van medewerkers. Van Dijk: “In samenwerking met onze Symbol-consultant heeft de Black Belt van MST al onze medewerkers een White Belt training gegeven, specifiek gericht op de apotheek. Ook heeft Symbol in samenwerking met het Lean-team van MST een aantal Yellow Belt workshops gegeven aan vakspecialisten, om hen mee te nemen in het Lean-gedachtegoed. Op beide werd heel positief gereageerd, want ineens bleek iedereen dezelfde werkdruk te ervaren en veel dezelfde verspillingen te zien. Er is daardoor een andere sfeer ontstaan, er is meer begrip. Mensen zijn ook positiever ten aanzien van (hun eigen rol in) veranderingen en denken veel meer in wat kan er anders kan en wat het hen oplevert. Dat maakt hun werk leuker en lichter.”

Blijvende aandacht voor Continu Verbeteren

De vervolgstap voor MST is duidelijk: doorgaan met Continu Verbeteren. Van Dijk en Movig: “We hebben in een hele drukke tijd meer van medewerkers gevraagd. Hierdoor kende het tempo van de op te pakken en door te voeren verbeteringen beperkingen. Dat is niet erg, maar belangrijk is wel dat er nu blijvende aandacht voor is. Het is aan ons als management om tijdens de dag- en weekstarts alle medewerkers te blijven betrekken. Zo kunnen we straks ook de vruchten plukken van de verbeterprojecten die al wel zijn opgestart maar nog niet zijn afgerond. Maar een aantal hoofddoelen – medewerkers betrekken en een Continu Verbeteren-mindset creëren – hebben we wat ons betreft al grotendeels behaald.”

– – – – –

Symbol, specialist in verandermanagement en procesoptimalisatie

Wil je evenals het MST veranderingen doorvoeren met als doel verbeteringen te realiseren? Dan zit je goed bij ons. We hebben veel ervaring met trajecten in de zorg. Bel ons gerust om de mogelijkheden te bespreken, via 053 – 20 30 240 of vul onderstaand contactformulier in. We nemen dan contact met je op.