ISO9001:2015 BFlex
‘Het is lastig, het is star en legt je bedrijfsvoering aan banden.’ Dit was het beeld dat bij Bflex Lifestock ID – een Nederlandse leverancier van oormerken en dier-identificatiesystemen – over ISO bestond. Tot Symbol om de hoek kwam kijken. De twee organisaties samen hebben in 1,5 jaar naar een ISO 9001:2015 certificering toegewerkt. Het resultaat? Het certificaat is op zak en het bedrijf is compliant zónder daar al te veel last van te hebben.

Door de levenslange garantie én de uitstekende helpdesk die het bedrijf heeft opgebouwd is Bflex een gerenommeerde leverancier voor bedrijven in de agrarische sector. “Dit zijn echt onze unique selling points, de drijfveren voor onze klanten om juist bij ons klant te zijn”, vertelt Lex Bant, bedrijfsleider bij Bflex Lifestock ID. “Niet voor niets zijn we de afgelopen drie jaar flink gegroeid. En naast Nederlandse klanten weten ook Belgische agrariërs ons inmiddels te vinden. Van één van die Belgische klanten kwam ook de vraag naar een ISO-certificering, omdat dit in België verplicht is. Om eerlijk te zijn: we stonden niet meteen te springen om hiermee aan de slag te gaan. We dachten namelijk dat het een enorme impact op onze bedrijfsvoering zou hebben. En dan niet in de positieve zin.”

ISO-audit met flying colours gehaald

Bant besloot dan ook om hulp van buitenaf in te roepen, namelijk van Symbol. Een zusterbedrijf van Bflex Lifestock ID was eerder ook al met succes door Symbol aan een ISO-certificering geholpen. “Dat bedrijf moest voldoen aan een oudere ISO-norm, waardoor op iedere slak geen korreltje, maar een hele hoop zout werd gelegd. Daar kwam bij ons ook de weerstand vandaan: we hadden het beeld dat ISO niet werkbaar was. Dat beeld bleek gelukkig verkeerd. Allereerst omdat de 2015-versie van de 9001-norm, waar wij aan moesten voldoen, iets soepeler is dan de 9001:2008. Maar vooral omdat onze Symbol-consultant Judith Varenhorst ons heeft laten zien welke vrijheden er binnen de gestelde regels te permitteren vallen. Hierdoor hebben we de ISO-audit met flying colours gehaald – zonder dat we daar al te veel last van hebben ondervonden.”

Een goed georganiseerde chaos

Varenhorst en Bant zijn het traject gestart met het uitwerken van alle processen, en het checken van die processen bij de rest van de medewerkers. ‘Geeft dit in hoofdlijnen weer hoe jij werkt? En wat zou je anders – beter – kunnen doen?’ Voor het maken van de overzichtelijke flowchart van de organisatie is vervolgens een management systeem gebruikt. “We hebben dus heel praktisch gekeken naar hoe er binnen Bflex Lifestock ID gewerkt wordt en hebben dat als basis genomen”, zegt Bant. “Heel erg waardevol, want het bleek een goed georganiseerde chaos te zijn waarin niet alle medewerkers op de hoogte waren van de nieuwste instructies en werkwijzen. Daar hebben we verandering in gebracht.”

Verbeterpunt: de post

Eén van de verbeterpunten bleek te zitten in het versturen van post. “We versturen per maand ongeveer 1.200 poststukken met vervangende oormerken naar onze klanten. Natuurlijk is het handig om exact te weten waar die poststukken zijn, voor het geval je daar vragen over krijgt. Dat wisten we alleen niet altijd – met poststukken krijg je immers geen track & trace-code, zoals met postpakketten. Vroeg een klant ons waar zijn oormerken bleven, dan moesten we hem vaak het antwoord schuldig blijven. Ja, de oormerken waren gemaakt, maar wat er daarna mee was gebeurd… Nu houden we iedere dag exact bij wat er wanneer de deur uit gaat. Zo kunnen we onze klanten veel beter van antwoord voorzien.”

ISO, goed implementeerbaar

Uiteindelijk bleken alle verbeterpunten omtrent de ISO – waaronder ook de klachtenregistratie, de kwaliteitscontrole aan de machines en de kwaliteitsborging van leveranciers – goed implementeerbaar. “Voor ons totaal onverwacht”, lacht Bant. “Mijn collega vroeg op een gegeven moment zelfs: ‘Hoe staat het eigenlijk met de ISO? Ik hoor daar toch iets van te merken? Voldoen we wel?’ En dat terwijl toen de ISO-audit al gepland stond. We hebben veel zaken ad hoc getackeld, dat heeft wellicht ook geholpen. Dan deed zich een probleem voor en legden Judith en ik meteen vast hoe dit een volgende keer voorkomen zou kunnen worden. Zo hebben wij onze processen steeds verder kunnen verbeteren, terwijl we tegelijkertijd onze vrijheid konden houden.”

Een geweldige bijkomstigheid

Natuurlijk heeft het geheel wel veel voeten in aarde gehad, maar het heeft ons ook veel opgeleverd”, gaat Bant verder. “Niet alleen hebben we dat ‘lullige’ stukje papier binnen, de structuren binnen onze organisatie zijn nu ook veel duidelijker. Er is veel meer controle, en dat was ook nodig. En mooi om te zien: mensen zijn veel kritischer op hoe zij werken. Ze zijn mondiger geworden en denken mee over verbeterpunten: wat kan makkelijker op hun werkplek, voor hunzelf en voor controles en procedures. Kortom, in plaats van bang te zijn voor verandering wordt die verandering nu omarmd. Een geweldige bijkomstigheid.”

_ _ _ _ _ _

Meer over ISO9001:2015 implementatie en andere kwaliteitssystemen vind je op onze pagina Kwaliteitsmanagement. Je kunt natuurlijk ook altijd contact met ons opnemen via 053 – 20 30 240 of via onderstaand contactformulier.