De Jeugdgezondheidszorg van GGD Drenthe zet zich in voor de gezondheid van Drentse kinderen en jongeren tussen 0 en 18 jaar. Sinds maart 2018 wordt daarbij gewerkt met Mijn Kinddossier: een online portaal waar ouders informatie vinden over de gezondheid, ontwikkeling, groei en opvoeding van hun kind. Het is ook de plek waar zij gemakkelijk online hun afspraken met de Jeugdgezondheidszorg kunnen inzien en wijzigen. In samenwerking met Symbol-adviseur Paulien Nienhuis is Mijn Kinddossier stap voor stap – in een periode van een jaar – geïmplementeerd.

“Wij hebben er heel bewust voor gekozen dat ouders in hun relatie met onze Jeugdgezondheidszorg meer zelf kunnen doen”, vertelt Wilma Bos, Programma Manager bij GGD Drenthe. “Niet alleen is Mijn Kinddossier een manier om ouders meer regie te geven, het heeft ook voordelen voor onze organisatie. Doordat ouders in het portaal zelf acties kunnen uitvoeren – zoals afspraken wijzigen – hoeven zij ons niet overal meer over te bellen. Ook kunnen we ouders nu veel gerichter helpen, omdat we hen via het portaal toegang kunnen geven tot specifiek voor hun kind belangrijke informatie. Voorheen gaven we wel informatieboekjes mee, maar die waren voor iedereen hetzelfde. Nu kunnen er na iedere afspraak adviezen op maat in Mijn Kinddossier geplaatst worden, eventueel aangevuld met algemene informatie uit een landelijke database. Ouders hebben zo altijd inzicht in persoonlijke adviezen, maar ook in zaken als groeicurves en vaccinaties.”

Impact van een nieuwe werkwijze

Inmiddels is Mijn Kinddossier een paar maanden in gebruik. Maar de implementatie van het portaal had zeker wat voeten in aarde. Niet gek natuurlijk, want een nieuwe manier van werken is een omvangrijke verandering. Vandaar dat de kennis, expertise en begeleiding van Nienhuis, vanuit Symbol, zeer wenselijk was. Bos vertelt: “We hebben ons eerlijk gezegd van tevoren niet gerealiseerd hoe groot de impact van deze nieuwe werkwijze zou zijn. Natuurlijk wisten we dat het inrichten van nieuwe (werk)processen veel tijd en energie zou gaan kosten. Maar de impact van Mijn Kinddossier op onze medewerkers hebben we wellicht iets onderschat.”

Motiveren en enthousiasmeren

‘Gelukkig is Paulien juist daar erg sterk in”, voegt Controller Bert Coelingh toe. “Paulien heeft al eerder opdrachten bij onze GGD gedaan, en zodoende heb ik haar ook aangedragen voor de implementatie van Mijn Kinddossier. Paulien is sterk in het inrichten van processen. Ze is resultaatgericht, maakt duidelijke afspraken met leveranciers en houdt scherp de planning in de gaten. Maar ze is ook heel sterk in het motiveren en enthousiasmeren van mensen en in het creeëren van bewustwording. Een combinatie van de technische uitvoering – hoe richt je een nieuw (werk)proces in – en de menselijke kant: dat is waar het bij Paulien om draait. Iedereen mag van haar meedenken en meepraten over de verandering die gaat komen. Bij haar valt het nieuwe proces de mensen niet aan, maar vallen de mensen het nieuwe proces aan. Zo leidt ze mensen naar een nieuwe situatie, alsof zij die situatie zelf bedacht hebben.”

Het ‘waarom’ achter Mijn Kinddossier

Ook Bos heeft goede ervaringen met deze aanpak van Nienhuis. “Ik herinner me bijvoorbeeld de startbijeenkomst. Paulien ging niet inhoudelijk in op het project, maar vertelde over haar aanpak, over de Lean-methodiek en over het ‘waarom’ achter Mijn Kinddossier. Daardoor vielen er kwartjes en werden mensen enthousiast. Na die startbijeenkomst heeft Paulien nog veel andere momenten gezocht om medewerkers te informeren en betrokken te houden. Dat deed ze op allerlei manieren: soms in de vorm van een workshop, soms tijdens een teamoverleg. En voor mensen die nog wat langer beren op de weg zagen, stond Paulien altijd klaar. Die mensen nodigde ze regelmatig in een kleiner verband uit. ‘Kom maar op met al jullie vragen en zorgen, ik ga jullie helpen!’”

Borging de organisatie

Inmiddels is Mijn Kinddossier een aantal maanden live. Dankzij de hulp van Nienhuis zien alle medewerkers er nu de meerwaarde van in, werken klanten er succesvol mee én zijn de nieuwe (werk)processen goed ingericht. “We lopen nog wel tegen wat technische beperkingen van het portaal aan, waardoor nog niet iedereen het gemak van het portaal ervaart. Dat is wel een vervelende hobbel op de weg, maar ook daar zit Paulien bovenop. Ze scherpt afspraken met de softwareleverancier aan en zoekt daarvoor de verbinding met andere GGD’en. Samen staan we namelijk sterker. Inmiddels zijn we zover dat Paulien het stokje langzaam maar zeker aan ons overdraagt. Ook dat vind ik prettig: ze zorgt zelf voor borging in onze organisatie, waardoor er na haar vertrek geen kennis verloren gaat. Ja, dankzij Paulien hebben we een mooie stap gezet om de Jeugdgezondheidszorg in Drenthe te vernieuwen.”