“Een audit is geen stuk hout waar je leveranciers mee kunt slaan”

De automotive staat al jaren op z’n kop, en ook de komende jaren krijgen OEM’s te maken met flinke uitdagingen. De emissie moet bijvoorbeeld verder naar beneden en trends als autonoom rijden en mobiliteit als een service worden steeds zichtbaarder. En dit is nog maar het topje van de ijsberg. Het is nu belangrijker dan ooit om een fitte keten te hebben die zich goed op deze uitdagingen weet aan te passen, zodat de kwaliteit en betrouwbaarheid van de keten in stand blijft.

Voordelen van goede auditing

Goede auditing legt je daarbij geen windeieren. Of het nu gaat om standaard audits – waarin getoetst wordt op een verandering of een probleem – of om audits die bedoeld zijn om de leveranciersontwikkeling te ondersteunen en aan te jagen. Minder klachten in de keten, een hogere efficiency, een betere samenwerking met leveranciers, sneller kunnen inspelen op eventuele problemen in de keten, beter kunnen inspelen op veranderingen in de automotive industrie: de voordelen zijn gemakkelijk op te sommen.

Effectief toetsen

Symbol traint OEMs en leveranciers van deze OEM in het zo goed mogelijk uitvoeren van die audits. Tijdens de trainingen vergroten deelnemers hun kennis, maar doen ze vooral ook praktische vaardigheden op waarmee ze supplier audits kunnen uitvoeren. Zo ook bij Mitsubishi Turbocharger and Engine Europe (MTEE). “Er wordt van onze afdeling Supplier Quality Development verwacht dat wij leveranciers kunnen toetsen tegen de normeringen die er zijn, waaronder IATF16949. Dat betekent dat we niet alleen de norm goed moeten kennen, maar ook dat we effectief op die norm moeten kunnen toetsen. Voor een aantal personen binnen onze afdeling was dat laatste redelijk nieuw. Daarom hebben we Symbol – een gerenommeerde leverancier die wij al jaren regelmatig inschakelen – gevraagd om een meerdaagse training te verzorgen, om zo onze hele afdeling naar hetzelfde kennisniveau te krijgen”, vertelt Paul Soetens, Manager Supplier Development bij MTEE.

Competenties vergroten

De competenties van de auditors vergroten: dat is waar het in de trainingen van Symbol om draait. Dat begint al met een goede voorbereiding. Een auditor moet de context van de leveranciersomgeving goed weten te duiden, moet rekening houden met eventuele cultuurverschillen én moet de juiste info op de juiste manier weten te duiden en daar de auditing op loslaten. En na de audit is uiteraard een stevige terugkoppeling aan het management van de leverancier van belang, zodat er binnen de organisatie van de leverancier aandacht voor komt.

Focus op skills – do’s en don’ts tijdens het auditen

Dit en meer kwam ook aan bod tijdens de training bij MTEE. Soetens: “Voor de training hebben we samen met Symbol goed in kaart gebracht om welke personen het ging en wat hun kennisniveau was. Daar heeft Symbol vervolgens de training op aangepast: de focus lag vooral op het opdoen van skills (do’s en don’ts tijdens het auditen) en minder op de theorie. Waar toets je op tijdens een audit? Hoe pak je dat aan? En wat doe je als een leverancier niet mee wil werken, of de zaken anders voordoet dan ze zijn? Door middel van rollenspellen hebben de deelnemers geoefend met auditsituaties die vaak voorkomen. Daar zijn ze nu goed op voorbereid. Belangrijk, want om audits hangt vaak een rare sfeer. In een goede audit is er samenspel tussen de auditor en de leverancier. Er is een gezamenlijke doelstelling, namelijk: processen verbeteren. Maar veel leveranciers zitten er niet op te wachten om getoetst te worden op hun performance. De trainer heeft de deelnemers aangeleerd om audits op een motiverende wijze uit te voeren, en juist níet lijnrecht tegenover de leverancier te gaan staan. Een audit is geen stuk hout waar je leveranciers mee kunt slaan. Als je het goed doet, levert het beide partijen iets op.”

Motiverende technieken gebruiken, om zo win-winsituaties te bereiken

Soetens is dan erg tevreden over de training die zijn collega’s gevolgd hebben. “Dat komt door de insteek zoals ik net beschreef – motiverende technieken gebruiken, om zo win-winsituaties te bereiken – maar ook door de goede verhouding tussen theorie en praktijk. Normeringen kunnen best saai zijn, en door de afwisseling en de interactiviteit boeide de trainer de deelnemers van begin tot eind. En nu is het tijd voor de volgende stap. Ik vergelijk het met autorijden: pas nadat je je rijbewijs hebt gehaald leer je écht goed rijden. De vijf deelnemers hebben nu allemaal het certificaat binnen en zijn dus certified auditor, maar nu moeten ze het geleerde in de praktijk brengen en ervaring opdoen. Ze staan eigenlijk nog in de kinderschoenen.”

‘Sterker in mijn schoenen’

Een aantal deelnemers heeft inmiddels de eerste audits achter de rug. Soetens: “Ik merk bij hen dat de kennis van de normeringen duidelijk verbeterd is. En ik merk ook dat ze die win-winsituatie in het zicht hebben én blijven houden. Dat vind ik het belangrijkst, want het zorgt voor competente auditing en een betere samenwerking met de leverancier. Of zoals één van mijn collega’s die de training heeft gevolgd me vertelde: ‘Ik heb geleerd hoe ik leveranciers kan overtuigen van het feit dat het ook voor hen belangrijk is om de regels te handhaven. Daardoor sta ik sterker in mijn schoenen. Ook weet ik nu hoe ik tijdens een audit een professionele structuur aan kan houden, waardoor audits soepeler verlopen’. Dat is geweldig om te horen.”

– – – – –

Realiseer blijvende impact met Symbol

Symbol is specialist binnen de automotive. Meer weten over onze Interne Auditing IATF16949:2016 training of over onze andere trainingen voor de Automotive? Klik dan op de links of neem contact met ons op! Telefonisch zijn we te bereiken via 053 – 20 30 240 of stel je vraag via onderstaand formulier!