“We gaan door tot Lean tot in alle haarvaten van onze organisatie is doorgesijpeld”

‘Als je eenmaal door het Lean-gedachtengoed betoverd bent geraakt, zie je overal mogelijkheden om je werk efficiënter in te richten en meer waarde te leveren voor je klant. Daarbij ontstaat een cultuur van continue optimalisatie. Elk succes slingert het vliegwiel van verbetering verder aan.’ Voor Regio Twente was dit dé reden om samen met Symbol twee zogenaamde Lean Magic-dagen te organiseren. “Het doel? De magie van Lean in de organisatie verspreiden, door hier veel collega’s enthousiast over te maken. En de resultaten zijn bijna verbluffend te noemen.”

“Onze algemeen directeur Gerharda Tamminga is al jaren geleden geïnspireerd geraakt door het Lean-gedachtengoed en wil nu graag toewerken naar haar meerjarige ambitie: een Lean-organisatie met zo min mogelijk verspillingen met oog voor onze klant. Daarom is het belangrijk dat de ‘Lean Magic’ landt: mensen moeten bevlogen raken. Om die reden hebben we twee Lean Magic-dagen opgezet – zo speels en luchtig mogelijk, maar wel aangevuld met wat benodigde theorie”, vertelt Monika Kokhuis, Kwaliteitsfunctionaris en Procesbegeleider Lean GGD Twente.

Lean Magic in volle gang

“Samen met Symbol hebben we het programma samengesteld. Iedere deelnemer beleefde een andere eerste Lean Magic-dag. De deelnemers kregen bij aanvang een kaartje met daarop hun persoonlijke programma voor die dag. Daarbij kwamen een aantal thema’s aan bod, die in blokken van 1,5 uur werden behandeld. Korte blokken dus: steeds een andere trainer, een ander geluid, een ander onderwerp en een andere energie. Ook konden de deelnemers speeddaten met verbeterteams die al een project uitgevoerd hebben binnen Regio Twente. Zo vertelde een medewerker van P&O bijvoorbeeld over hun succesvol uitgevoerde Lean-project – van doelstelling tot probleem, aanpak, uitrol en resultaat. De eerste dag werd afgesloten met een creativiteit battle, waarin deelnemers met behulp van een aantal gadgets het geleerde moesten vormgeven in een spel, liedje of gedicht.”

Dieper in de Lean-materie

Aan het einde van de eerste dag konden mensen zich opgeven voor dag twee. Wie zich opgaf kreeg ook een huiswerkopdracht mee: doe een zogenaamde ‘waste walk’ op jouw eigen afdeling. “Oftewel: registreer verspillingen en presenteer die aan de groep”, zegt Kokhuis. “Het eerste uur van de tweede Lean Magic-dag is dan ook volledig besteed aan alle individuele presentaties. Welke verspillingen heb je opgehaald op je afdeling? Waarom vind je dat een verspilling? En heb je misschien al een oplossing bedacht? Vervolgens zijn we met de groep, onder leiding van trainers van onder meer Symbol, dieper in de Lean-materie gedoken. Onderwerpen als de ‘value stream map’ (het in kaart brengen van processen), ‘first time right’, ‘Kaizen’ en ‘5S’ kwamen aan bod. Ook dit was een geweldig interessante dag, waardoor de deelnemers nog enthousiaster werden over het Lean-gedachtengoed.”

Resultaten boven verwachting

‘Wil jij ook steeds beter, slimmer, prettiger (leren) werken? Kom dan naar de Lean-tweedaagse op 4 en 25 september 2018 en start jouw eigen slimme Lean-journey.’ Met die oproep heeft de stuurgroep geprobeerd om zo veel mogelijk collega’s enthousiast te krijgen over de Lean Magic-dagen. Maar de verwachtingen waren niet per se hooggespannen. Kokhuis: “We hoopten op een groep van veertig mensen, waarbij het mooi zou zijn als een aantal daarvan door zou gaan voor dag twee en wellicht zelfs een aantal voor een Yellow Belt. Eerlijk gezegd dacht de stuurgroep Lean dat dat niet haalbaar was. Maar… Het tegendeel is bewezen! We zijn op dag één gestart met 36 mensen, die zich aan het einde van die dag allemaal hebben ingeschreven voor Lean Magic dag twee. 20 mensen hebben zich vervolgens ingeschreven voor een Lean Yellow Belt en iedereen heeft inmiddels het certificaat behaald. Daar zijn we natuurlijk enorm trots op!”

Lean: a way of life

Inmiddels zijn de Lean Magic-dagen alweer even geleden en staan mensen binnen Regio Twente te trappelen om verder aan de slag te gaan. Dat wordt door algemeen directeur Gerharda Tamminga van harte gestimuleerd. “Ik ben zelf zeven jaar geleden betoverd geraakt door Lean, toen ik nog als gemeentesecretaris werkte. Ik herinner me het eerste wow-moment nog goed: hét moment waarop bleek dat we – als gevolg van het werken volgens Lean – de afhandeltermijn van een bouwvergunning met wel zes weken hadden teruggebracht. Dit soort wow-momenten gun ik mijn collega’s ook. Ze zorgen er namelijk voor dat Lean a way of life wordt, en dat is mijn bedoeling. Hoe mooi zou het zijn als we onszelf steeds de vraag stellen: hoe kunnen we dingen nóg beter organiseren en het onszelf nóg gemakkelijker maken?”

Het vervolg op Lean Magic

“De kracht van ons Lean Magic-project was dat we iedereen zelf hun keuzes lieten maken”, vervolgt Tamminga. “Deelnemers die aan het einde voor een Yellow Belt-opleiding hebben gekozen, hebben die keuze heel bewust gemaakt. Daardoor is er eigenaarschap ontstaan en zijn mensen nu nog steeds razend enthousiast. Een aantal collega’s die inmiddels hun Yellow Belt heeft gehaald wil zich nog verder bekwamen. Dat juich ik toe en faciliteren we. Zij zetten daarvoor hun expertise breed in binnen onze organisatie. Zij zijn de aangewezen personen om nog meer collega’s en teams enthousiast te maken. En er is ook al gevraagd naar een tweede ronde van de Lean Magic-dagen. Waarom niet? We gaan door tot Lean tot in alle haarvaten van onze organisatie is doorgesijpeld.”