Hetzelfde doen met minder mensen. Dat is de opdracht die de afdeling projectrealisatie van het Hoogheemraadschap van Rijnland kreeg van het bestuur. Omdat het allemaal misschien wel efficiënter kon, werd Symbol gevraagd om te helpen. Consultants Thom Luijben en Jeffrey Koop deden interviews en organiseerden workshops. Het resultaat? Een lijst met aanbevelingen waar Rijnland mee aan de slag gaat.

Ingrid Vink is teamleider van de afdeling. ‘We werken met ongeveer twintig kleine teams die allemaal bezig zijn met verschillende projecten. Die werken volgens het IPM model.’ IPM staat voor Integraal Projectmanagement en houdt in dat binnen een project vijf rollen worden onderscheiden die door verschillende mensen worden vervuld, zoals contractmanagement en omgevingsmanagement. Vroeger kwamen al deze taken op het bordje van de projectmanager.

‘Dat draait allemaal prima, we werken al een jaar of vier zo’, vertelt Vink. ‘Maar op een gegeven moment gaf ons bestuur aan dat er te veel geld wordt uitgegeven aan personele kosten.’ De opdracht was duidelijk: ‘ga hetzelfde doen maar met minder mensen.’ Dat er mogelijkheden waren om dat te doen, was ook Vink duidelijk. ‘We hadden bijna 30% inhuurkrachten, die kosten twee keer zoveel als vaste krachten, en misschien waren we niet overal even efficiënt.’

Van de directeur tot de werkvloer

De consultants van Symbol begonnen met het houden van interviews met iedereen ‘die wat zinnigs kon zeggen over hoe het nu loopt, van de directeur tot op de werkvloer’, aldus Vink. Ook werd alle benodigde informatie opgehaald uit de systemen. Op basis hiervan werden enkele pijnpunten gedefinieerd die door een aantal teams met behulp van workshops nader onderzocht werden.

Tijdens deze workshops, die door Symbol werden begeleid, werden vragen als ‘wat is efficiënter om zelf te blijven doen en wat kunnen we beter op de markt zetten’ en ‘hoe kunnen we de doorlooptijd van projecten verkorten’ behandeld en werd er gekeken welke oplossingen er zijn. Hierbij werden de deelnemers uitgenodigd om door een Lean-bril te kijken naar het eigen werk.

Oefening om verspilling in kaart te brengen

Een oefening om te kijken hoe tijd wordt ingezet, bracht al inzicht. ‘Tijdens die oefening keken we terug naar eerdere werkdagen en stelden we ons voor hoe het zou zijn als we die dagen een uur minder hadden. Wat zouden we dan kunnen weglaten zonder in te leveren op het eindresultaat? Dat was een leuke oefening om ons te realiseren dat dingen inderdaad efficiënter kunnen.’

Het traject leidde uiteindelijk tot een rapport met adviezen waarvan Rijnland er enkele inmiddels heeft opgepakt. Andere worden intern nog verder uitgewerkt of zijn op de lange baan geschoven. Vink is tevreden met de uitkomst. ‘Symbol is met goede voorstellen gekomen, ik ben er echt wel tevreden over.’ Wat Vink meeneemt van het project is de constatering dat er nog lucht zit in het werk. ‘Dat we met minder mensen inderdaad hetzelfde kunnen doen.’

Vertrouwensband

Het project leverde ook leerpunten op. Dat zat hem vooral in de vraagstelling waar het traject mee begon. ‘Specifieke vragen als ‘levert uitbesteden meer efficiency op’ of ‘kunnen wij met meer mensen de teams bemensen’ zorgden voor een keurslijf dat lastig was.’ De conclusie? Dat een meer open vraagstelling de consultants meer vrijheid geeft om met oplossingen te komen.

Meer nog dan met het rapport is Vink tevreden met hoe de samenwerking verliep. ‘Symbol is een prettig bureau, makkelijk in het contact, en denkt goed mee. Je bouwt tijdens zo’n traject eigenlijk een vertrouwensband op waarbij je serieus aan een product werkt.’

– – – – –

Ook efficiënter werken?

Ben je geïnspireerd geraakt na het lezen over het succes van het Hoogheemraadschap van Rijnland? Maar weet je niet goed hoe te beginnen? We komen graag vrijblijvend bij je langs om eens te sparren wat de mogelijkheden zijn. Bel ons via 053 – 20 30 240 of vul onderstaand contactformulier in. Dan nemen we zo snel mogelijk contact met je op.