“Ons doel was helder: we wilden bij Scoober, de eigen bezorgdienst van Takeaway.com, een Lean-organisatie opzetten”, steekt Wendy Man, Projectmanager Scoober – Lean Black Belt, van wal. “We zagen namelijk veel verbeterpotentieel binnen onze business, en de methodiek die daarvoor is gekozen is Lean. Ik ben aangenomen om dit binnen Scoober op te zetten en zocht extern naar ervaren professionals om mij hierbij te helpen. Thom Luijben, Consultant Dienstverlening en Zorg bij Symbol, was een bekende van enkele collega’s van mij en zo is het contact ontstaan.”

Hechtere community creëren, bedrijfsprocessen standaardiseren

“Samen met Thom heb ik allereerst een Lean-plan opgesteld”, gaat Man verder. “Daarin hebben we omschreven wat we van onze business verwachten, maar natuurlijk ook wat we met Lean willen bereiken. Onze belangrijkste uitdaging had te maken met de vele eilandjes in onze organisatie die niet voldoende met elkaar communiceerden. Daardoor konden ze ook niet van elkaar leren, om zo verbeteringen door te voeren. Om deze uitdaging aan te pakken was het belangrijk om een hechtere community te creëren, maar ook om bedrijfsprocessen te standaardiseren. Alleen als in iedere vesting op dezelfde manier gewerkt wordt kun je een feedbackloop creëren, leren van wat in andere vestigingen gebeurt en zo als organisatie continu verbeteren. En dat niet alleen: het zorgt er ook voor dat je als organisatie schaalbaar bent, en dat is voor Scoober van essentieel belang.”

Een duidelijk plan opstellen

Na het Lean-plan heeft Man – met Luijben als belangrijke sparringpartner – een strategieplan, een processenplan én een trainingsplan uitgewerkt. “Dat lijkt misschien veel, maar in een organisatie waarin iedereen altijd druk-druk-druk is, is het heel belangrijk om voor nieuwe initiatieven éérst een duidelijk plan op te stellen en dán pas te beginnen met rennen. Anders eindigt zo’n initiatief op de plank. Thoms ervaring en feedback was bij het schrijven van deze plannen heel erg welkom. Hij gaf in meerdere sessies feedback op mijn ideeën. In het strategieplan staat nu omschreven welke stappen we gaan zetten, maar ook hoe we Lean steeds verder in de organisatie willen introduceren en inbedden. Belangrijk onderdeel daarin is dat we mensen zoveel mogelijk zelf het stuur in handen geven – hen zelf verantwoordelijkheid geven in plaats van dat we het hen opleggen. Om een cultuurshift te kunnen maken, moeten mensen namelijk zélf willen veranderen. In het processenplan is vervolgens omschreven hoe we al onze processen op papier kunnen krijgen om vervolgens te standaardiseren en in de organisatie te implementeren. En het trainingsplan is gericht op het verspreiden van kennis in de organisatie. Hoe meer mensen weten wat Lean is en hoe ze het kunnen toepassen, hoe groter de olievlek wordt.”

Trainen om draagvlak te creëren

Samen met Luijben heeft Man ook een Lean Champion-training voor het managementteam verzorgd. “We wilden ons managers enthousiast maken over Lean, want als zij enthousiast zijn stimuleren en motiveren zij anderen om ook met Lean aan de slag te gaan. De eerste trainingsdag vond plaats in december 2018. De tweede trainingsdag stond in februari 2019 gepland, maar er kwam een grote overname tussen en de dag werd helaas uitgesteld. Een teken dat Lean in onze bedrijfscultuur nog niet genoeg beklijfd was – ook niet in het topmanagement. Uiteindelijk heeft de tweede dag pas in juni 2019 plaatsgevonden, maar daarna kreeg ik wel snel groen licht om verder te gaan en meer trainingen te initiëren.”

Lean-ambassadeurschap: het onderwerp gaat leven

Het gewenste Lean-ambassadeurschap in de organisatie begint zo langzaam maar zeker dan ook te komen, geeft Man aan. “Dat komt overigens niet alleen door die trainingen, maar vooral ook door de verschillende projecten die inmiddels zijn gedaan. Daardoor komt het op de agenda en zien mensen daadwerkelijk resultaat. Ik heb gemerkt dat theorie alleen niet genoeg zijn voor ambassadeurschap. Pas als er in de praktijk Lean-projecten worden gedaan en er mooie resultaten worden behaald, gaat het onderwerp leven.”

Mooie stappen gemaakt

De toekomst met Lean is dan ook positief, vertelt Man. “Er zijn al mooie stappen gemaakt. Thom heeft samen met mij een stevige fundering neergezet. Inmiddels zijn intern de belangrijkste bedrijfsprocessen in kaart gebracht en deze worden nu gestandaardiseerd en verbeterd. De vervolgstap is om feedback op die processen te verzamelen en regelmatig audits te doen, zodat we continu kunnen blijven verbeteren. En natuurlijk gaat ook het trainen van collega’s gewoon door. Gelukkig hoef ik dat sinds kort niet meer alleen te doen. Ik heb er inmiddels twee Lean-collega’s bij en we kijken of we hier (in de toekomst) in andere landen ook mensen voor willen aantrekken. Ja, Lean leeft in onze organisatie.”

– – – – –

Ook een Lean werkwijze implementeren?

We komen graag vrijblijvend bij je langs om eens met je te sparren. Bel voor een afspraak 053 – 203 02 40 of vul onderstaand formulier in.