Vaak gaan gesprekken over Lean gepaard met termen als efficiency, minderen en minimaliseren. Zo niet bij zorgorganisatie Sensire. “Het is een misvatting dat Lean alleen voor die termen staat. Wij kozen juist voor Lean omdat bij Lean de klantbehoefte als uitgangspunt wordt genomen.”

“Als grootste zorgorganisatie in de Achterhoek en de Liemers biedt Sensire dag en nacht verzorging, verpleging en gespecialiseerde zorg, bij mensen thuis of in één van onze woonzorgcentra”, vertelt Directeur Bedrijfsvoering (Financiën, ICT, P&O) Marieke Bokkinga. “Het Sensire Servicebedrijf waar ik directeur van ben levert onder meer producten en diensten op het gebied van HR, maar ook Financiën, ICT, Zorgcontractering en Vastgoed. Met een team van circa 100 professionals steven wij ernaar dat onze 3.500 zorgprofessionals, die 24 uur per dag 7 dagen in de week zorg leveren, zo min mogelijk ‘belast’ worden met non-core activiteiten. Kortom, geen gedoe. Zij zijn er voor onze klanten, wij zijn er voor hen.”

Lean voor klantgericht werken

Sensire realiseert dit door vernieuwing, optimalisatie, digitalisering, pragmatisme, creativiteit, een gezonde dosis gedrevenheid en lef. “We houden altijd oog voor elkaar en handelen op basis van gezond boeren verstand. Gezien de dynamiek in de markt realiseren we ons dat we altijd een lerende organisatie zullen blijven, dat het nooit klaar is en dat het altijd beter of slimmer kan. Vandaar dat Lean voor ons ook zo interessant is. Waarom? Omdat je met Lean niet alleen slimmer en efficiënter, maar ook heel klantgericht werkt. En dat is waar het voor ons écht om gaat. In het geval van de twintig HR-medewerkers die de trainingen van Symbol hebben gevolgd, zijn die klanten onze collega’s in het veld.”

Algemene kennis, specifiek toepasbaar

“We kwamen al vrij snel uit op een meerdaagse training Lean Green Belt”, vertelt Bokkinga verder. “Voor die trainingen zijn we opgesplitst in twee groepen, die we ook hanteren binnen HR: ‘Team wijkzorg’ en ‘Team wonen met zorg (verpleeghuiszorg)’. Op die manier konden we in de training nog meer van elkaar leren, omdat je allemaal voorbeelden uit je eigen directe werkomgeving herkent. Verder hebben we trouwens voor een algemene in plaats van een zorgspecifieke training gekozen. Daardoor heeft iedereen er voor zijn of haar eigen persoonlijke ontwikkeling ook veel aan gehad. Bovendien is gebleken dat die algemene kennis ook heel specifiek toepasbaar is. We hebben alle kennis die trainer Daphne La Haye op ons los liet als een spons opgezogen, zodat we die kennis nu goed binnen onze eigen werkcontext kunnen toepassen. De valkuil bij een dergelijke training is dat je je na de training laat opslokken door de waan van de dag. Je moet wel concreet aan de slag met de opgedane kennis, anders is het rendement van de training niet hoog. Het is geweldig om te zien dat dat nu al gebeurt.”

Weekstartborden: het gesprek met elkaar aangaan

Een mooi voorbeeld daarvan is dat alle subteams binnen HR sinds kort met weekstartborden werken. Bokkinga vertelt: “Ieder subteam heeft op het eigen kantoor een groot white board opgehangen en dat ingedeeld volgens de principes van Lean. Wat moet er deze week gedaan worden, welke projecten spelen op de langere termijn, welke successen hebben we deze week behaald en waar kunnen we verbeteren? Medewerkers merken nu al dat hun weekstartbord bijdraagt aan een efficiënt overleg en een betere samenwerking. Ze hebben grip op wie waarmee bezig is en op wat er wel én niet goed gaat. Ook gemaakte afspraken worden door de weekstartborden inzichtelijk, zodat collega’s gemakkelijker het gesprek met elkaar kunnen aangaan over wat er niet goed gaat, en hoe dat komt. Met een betere ervaring voor onze interne klanten als resultaat natuurlijk.”

Lean Green Belt-diploma

Gedurende het traject groeide de wens bij de deelnemers om zelfs examen te doen in Lean Green Belt. “In het begin was iedereen enthousiast, maar hoe dichter we bij het toetsmoment kwamen hoe huiveriger we allemaal werden”, lacht Bokkinga. “We hebben echter als groep de keuze gemaakt om examen te doen, en zijn er dus ook als groep voor gegaan. En met succes! Ik ben super trots op ‘mijn’ HR-kanjers, want inmiddels zijn we allemaal officieel de trotse drager van een Lean Green Belt-diploma.”

Beter, niet goedkoper en sneller

Het vervolgtraject is voor Bokkinga ook al duidelijk: “We gaan zeker verder met Lean. Daphne helpt verschillende subteams momenteel met het juist inrichten van hun processen. Zo coacht ze bijvoorbeeld een subteam waarbij het proces met betrekking tot het aannemen van leerlingen (combi werken/leren in de zorg) niet lekker verloopt.” Bokkinga heeft tot slot ook nog wel een tip voor andere organisaties die met Lean willen starten. “Het is een misvatting dat Lean alleen staat voor het minderen en minimaliseren. Wij kozen zoals gezegd voor Lean omdat bij Lean de klantbehoefte het uitgangspunt is. Wij willen niet efficiënter werken omdat het goedkoper en sneller moet, maar omdat het daardoor beter wordt. Dat kan voor meer organisaties of afdelingen een goed uitgangspunt zijn.”

BewarenBewaren

Review