Het is begin november 2018 als zeven studenten van de post-master opleiding Qualified Medical Engineer van de Technische Universiteit Eindhoven zich in het Prinses Máxima Centrum opmaken voor een intensieve week. Op het programma staat een unieke, vijfdaagse Lean-training onder leiding van Kel Verkooijen.

De studenten zijn werkzaam bij verschillende ziekenhuizen in het land, met als gemene deler de tweejarige QME-opleiding die zij volgen. Verkooijen: “Een vast onderdeel van die opleiding is een Lean-training. Voorheen was dit een training van vier dagen met afsluitend een project van één dag, maar dit jaar is het uitgebreid naar vijf dagen. De reden? Op deze manier kunnen de studenten het geleerde meteen in de praktijk brengen. Het is nu echt een hands-on training, een snelkookpan van vijf dagen waarin een compleet Lean-project uit de grond wordt gestampt. Kortom: er worden heel snel resultaten behaald.” 

Aan de slag met een specifiek vraagstuk

De trainingsweek werd georganiseerd in het Prinses Máxima Centrum, waar de studenten aan de slag gingen met een specifiek vraagstuk: het onderhoud van de infuuspompen. “Twee maanden voor de training heb ik een kennismakingsbijeenkomst georganiseerd om alvast over Lean in het algemeen en de training in het bijzonder te vertellen. Een goed begin is immers het halve werk. Die dag heb ik ook aan de studenten gevraagd om na te denken over een specifiek project dat we tijdens de training zouden kunnen oppakken. Twee studenten zijn werkzaam bij het Prinses Máxima Centrum – het nationaal kinderoncologisch centrum. Zij kwamen met dit onderwerp.”

In vijf dagen naar een logistiek proces

Het bleek een leuke uitdaging. Want hoe zorg je ervoor dat alle zevenhonderd infuuspompen op exact het juiste moment voor onderhoud gaan, zonder dat er in het ziekenhuis een gebrek aan pompen ontstaat? Verkooijen: “In vijf dagen hebben de studenten een logistiek proces bedacht dat dit vraagstuk oplost. Dat gebeurde in vijf fasen: Define, Measure, Analyse, Improve en Control. De eerste drie dagen hebben we besteed aan het definiëren van het probleem en het maken van risicoanalyses. Op dag vier en vijf zijn we aan de slag gegaan met de concrete oplossing: een logistiek proces gebaseerd op het FIFO-principe, waarmee het onderhoud van de infuuspompen in goede banen wordt geleid. Het proces is tot in de puntjes uitgedacht. Over ongeveer 1,5 jaar wordt het voor het eerst in de praktijk gebracht. Dan zijn namelijk de eerste pompen toe aan onderhoud.”

Studenten aan het woord

“Lean is geen rocket science, maar het vraagt wel om een andere manier van denken. In het begin kwam de training voor mijn gevoel daarom een beetje traag op gang. Wij zijn allemaal ingenieurs die het liefst direct in een oplossing willen duiken, maar met Lean besteed je juist veel tijd aan de voorbereiding. Niet voor niets, zo is wel gebleken. We hebben samen veel werk verzet om uiteindelijk tot een concreet actieplan te komen. En omdat de training vijf dagen duurde hebben we allemaal het hele proces meegemaakt. Was de training korter geweest, dan hadden taken moeten opsplitsen. Nu waren de dagen zeer intensief, maar meer dan de moeite waard.” Student Wieke van Vuuren vult aan: “Achteraf gezien bleek de oplossing voor de infuuspompen relatief simpel, maar de weg naar die oplossing toe was langer dan ik van tevoren gedacht had. Zo hebben we lang stil gestaan bij de route die onze pompen afleggen en de obstakels die ze daarbij tegenkomen. Daarin zit voor mij het belangrijkste inzicht. Op dag één van de training dacht ik: waarom gaan we niet meteen met een oplossing aan de slag? Nu weet ik dat het juist goed is om eerst het probleem volledig af te bakenen en risico’s te bepalen. Dan volgt de oplossing vanzelf. Deze nieuwe manier van denken heeft ook gevolgen gehad voor mijn dagelijkse werk. Ik sta nu vaker stil bij hoe mensen bewegen, welke handelingen ze doen en of dit wel efficiënt is.”

Het resultaat van Lean binnen handbereik

Een vijfdaagse training zoals uitgevoerd bij het Prinses Máxima Centrum biedt ook kansen voor andere organisaties. “Het draait bij Lean niet alleen om de theorie, maar vooral ook om de praktijk. Je moet doen, aan de slag gaan. Dat maakt een Lean-training leuker én effectiever”, zegt Verkooijen. “Mijn vervolgstap is om te onderzoeken hoe wij als Symbol ook bij andere organisaties een dergelijke training kunnen inzetten. Met deze training is namelijk voor veel organisaties het resultaat van Lean binnen handbereik.”