In mei 2019 werd ik gebeld door een senior consultant met de vraag of ik nog ruimte in mijn agenda had voor een interim klus bij een productiebedrijf. Eerder had ik verschillende opdrachten uitgevoerd bij klanten waarbij het bijvoorbeeld ging om een ISO of IATF implementatie, het opnieuw inrichten van een kwaliteitsmanagementsysteem of uitvoeren van een audit. Echter ging het dit keer om een opdracht zonder concreet eindresultaat. Het betrof een interim opdracht waarbij ik functioneerde als medewerker van de afdeling supplier control. Ik was onderdeel van een team dat verantwoordelijk was voor het opvolgen en oplossen van leveranciersklachten.

8D toepassen in de praktijk

De 8D methodiek, die bij deze organisatie werd gehanteerd, kende ik vanuit de theorie maar had ik niet eerder in de praktijk toegepast. Bij deze opdracht ging ik daadwerkelijk bezig met de theorie in de praktijk. Hierbij heb ik veel praktische ervaring opgedaan over het gebruiken en verwerken van 8D’s. Onder andere het uitschrijven van 8D’s naar internationale leveranciers, het controleren van ingevulde 8D’s en het vragen om aanvullende bewijsstukken om te zorgen dat fouten in de toekomst niet weer zouden worden gemaakt.

De young professional maakt deel uit van het team

Gedurende deze opdracht stootte ik tegen dezelfde stenen en liep tegen dezelfde muren op als andere collega’s uit mijn team bij dit bedrijf. Het was leerzaam om te ervaren hoe het is om niet in de “verbeterrol” te zitten, maar te moeten meewerken. Het heeft mij laten inzien dat het doorvoeren van veranderingen en/of het anders gaan werken niet makkelijk is voor eigen medewerkers. Ondanks het feit dat men de theorie beheerst en begrijpt, blijkt het toch lastig te zijn om dit in de praktijk toe te passen.

Deze opdracht heeft mij ook meer inzicht gegeven in hoe de lijntjes lopen binnen een organisatie en hoe de processen op elkaar zijn aangesloten. Ik heb inzicht gekregen in hoe verschillende afdelingen met elkaar samenwerken en welke input/output deze afdelingen van elkaar nodig hebben.

“Door mee te draaien in een team leer je snel en krijg je ook snel verantwoordelijkheid.”

Ivo Sleeuwenhoek

Veel geleerd…

Ook heb ik tijdens deze opdracht veel geleerd over de invloed die leveranciers hebben op de klant haar productieprocessen en de daarop volgende klant/eindgebruiker. Indien de leverancier verkeerde onderdelen levert kan dit in het ergste geval leiden tot een productiestop, wat zich weer door kan vertalen in een productiestop bij de volgende klant/eindgebruiker. Uiteindelijk kan dit resulteren in wrijving tussen de samenwerkende bedrijven en het toesturen van claims. Deze claims zijn gebaseerd op de onkosten die een bedrijf heeft moeten maken door toedoen van een leverancier.

Tijdens het afhandelen van leveranciersklachten heb ik ook geleerd dat je goed moet nagaan welke acties er intern allemaal uitgezet moeten worden bij een foutieve levering van een leverancier. Hierbij kan gedacht worden aan het blokkeren van de voorraad omdat hier mogelijk foutieve onderdelen tussen zitten. Maar er moet ook afgestemd worden met de leverancier wat er moet gebeuren met de foutieve onderdelen en wie gaat betalen voor deze onkosten. Bijvoorbeeld het retourneren, afstorten of herbewerken.

Het viel mij op dat bij deze opdracht de afstand tussen het bedrijf en de ingehuurde consultant kleiner was dan bij andere opdrachten. Doordat je onderdeel bent van een team en meewerkt in de dagelijkse operatie leer je elkaar beter kennen en heb je op een andere wijze contact met elkaar.

Snel verantwoordelijkheid en inzicht in processen

Uiteindelijk was deze opdracht zeer leerzaam voor een young professional. Door mee te draaien in een team leer je snel en krijg je ook snel verantwoordelijkheid. Daarnaast krijg je een goed beeld over hoe de verschillende afdelingen en bijbehorende processen samenhangen en de mogelijke gevolgen bij bepaalde problemen en/of handelingen.

– – – – –

Dit bijdrage is geschreven door Young Professional Ivo Sleeuwenhoek. Wil je net als Ivo ook als Young Professional je carrière een boost geven? Op deze pagina vind je meer informatie. Of neem contact met ons op via 053 – 20 30 240.