Home NVWA: slimmer en beter door toepassing van Lean
Uitdaging

Uitdaging

De NVWA stond in 2019 voor een flinke uitdaging: doorlooptijden voor afhandeling van verzoeken was te lang en het aantal verzoeken in behandeling was fors opgelopen.

Aanpak

Aanpak

Ongeveer 100 medewerkers zijn opgeleid tot Green Belt, Black Belt en Master Black Belt.

Een aanzienlijk deel van de organisatie heeft actief bijgedragen aan verbeterprojecten.

Resultaat

Impact

Er is een stevige basis gelegd voor een procesgerichte organisatie waarin verbeteren centraal staat.

Voor bepaalde processen zijn significant kortere doorlooptijden en hogere productiviteit gerealiseerd.

Over de NVWA

De ‘Nederlandse Voedsel- en Warenautoriteit’ (NVWA) houdt toezicht op de veiligheid van voedsel, consumentenproducten, dierenwelzijn, plantgezondheid en natuur. Als landelijke toezichthouder opereert de organisatie in een complexe omgeving met maatschappelijke impact en hoge publieke verwachtingen.

Om effectiever toezicht te houden en wendbaar te blijven, besloot de NVWA om flink in te zetten op Lean om slimmer te werken.

lean black belt

Uitdaging

De uitdaging bij de NVWA was erg vergelijkbaar met de uitdaging die in veel andere overheidsorganisaties aanwezig is: werken met processen die in de loop van de jaren steeds complexer zijn geworden. De nadruk ligt daarbij vaak op de inhoud van dossiers en wet- en regelgeving, terwijl procesprestaties zoals doorlooptijd, productiviteit en kwaliteit minder actief worden gestuurd. Medewerkers beschikken over beperkte kennis van Lean-technieken en verbeterprojecten worden regelmatig naast het dagelijkse werk uitgevoerd.

Hierdoor ontstaan lange doorlooptijden, grote werkvoorraden, veel overdrachtsmomenten en onnodige herbewerking. Besluitvorming verloopt via meerdere afdelingen/managers, waardoor processen vertragen en werkvoorraden oplopen. Het gevolg is een lage productiviteit, oplopende werkdruk en een organisatie die moeite heeft om flexibel in te spelen op nieuwe maatschappelijke en bestuurlijke ontwikkelingen.

Aanpak

Samen met de NVWA ontwikkelde Symbol een Lean Green Belt-programma waarin leren en verbeteren volledig met elkaar zijn verbonden. Deelnemers werkten in teams vanaf de eerste trainingsdag aan een eigen DMAIC-project dat direct bijdroeg aan de doelstellingen van de afdeling. De opleiding combineerde klassikale trainingen, e-learning, serious gaming, praktijkcases, coaching en intervisie.

Na verloop van tijd werden NVWA-specifieke voorbeelden opgenomen in het lesmateriaal. Symbol begeleide niet alleen de deelnemers, maar versterkte ook de rol van de interne Lean-coaches via een coach-the-coach-aanpak. Hierdoor ontstaat meer eigenaarschap, betere projectsturing en een duurzame verbeterstructuur binnen de organisatie.

“Continu verbeteren is nu onderdeel van ons dagelijkse werk met zichtbaar resultaat”

Visie NVWA en Continu Verbeteren

De NVWA streeft ernaar meer maatschappelijke impact te realiseren door effectiever toezicht en betere samenwerking, zowel binnen als buiten de organisatie. Dit komt tot uiting in het motto “Wij werken samen als één NVWA, binnen en buiten de organisatie”. De NVWA heeft zich in de afgelopen jaren ontwikkeld tot een wendbare en innovatieve organisatie die snel kan inspelen op veranderingen in de maatschappij. Continu verbeteren wordt nu gezien als een essentieel onderdeel van sociale innovatie en vormt de leidraad voor het handelen en ‘True North’.

Van Lean-projecten naar een verbetercultuur

Bij de NVWA begon in 2019 Lean met het trainen van individuele medewerkers. In eerste instantie werden nog geen projecten gekoppeld aan deze training. Maar, die aanpak werd snel aangepast. In de jaren daarna werden jaarlijks twee groepen opgeleid, waarbij deelnemers ook betrokken werden bij een verbeterproject op de eigen afdeling. Er werden ook een beperkt aantal grotere, afdelingoverschrijdende doorbraakprojecten opgepakt. Eén van deze projecten werd zelfs landelijk genomineerd tot het beste project.

In de jaren daarna groeide dit uit tot een organisatiebrede manier van werken. Medewerkers leerden niet alleen Lean-technieken toepassen, maar ontwikkelden ook een gezamenlijke verbetercultuur. Door praktijkgerichte trainingen, coaching en concrete DMAIC-projecten ontstond meer eigenaarschap, betere samenwerking en aantoonbare resultaten. Lean werd daarmee niet langer een project, maar een vast onderdeel van het dagelijks werk en de continue ontwikkeling van de organisatie.

Continu verbeteren met blijvende impact

Voor de NVWA betekende deze Lean-reis veel meer dan het verkorten van doorlooptijden. De organisatie ontwikkelde een gemeenschappelijke verbetertaal. In totaal zijn meer dan 1`00 Green Belts en Black Belts opgeleid en zelfs één Master Black Belt. Er zijn tientallen verbeterinitiatieven uitgevoerd. Deze zijn in eerste instantie door experts van Symbol gecoacht, maar al snel werd een gedeelte van de coaching overgenomen door interne Lean-coaches. Door theorie direct toe te passen in de praktijk ontstonden duurzame verbeteringen én groeide het vertrouwen van medewerkers om zelf processen te analyseren, knelpunten op te lossen en continu te blijven verbeteren.

 

Maatstaf Vóór Na Verbetering
Lean-kennis Beperkt aanwezig Ruim 100 medewerkers getraind Verbetercultuur
Verbeterinitiatieven Verspreid en ad hoc Begeleiding via interne Lean-coaches Meer kennis en ervaring
Doorlooptijd Verbeterprojecten niet structureel gekoppeld Significante verbetering

(exacte verbetering is confidentieel)

 Betere klantervaring
Productiviteit Hoge operationele kosten Flinke besparing

(exacte besparing is confidentieel)

 Hogere productiviteit

Lessons learned

Duurzame procesverbetering ontstaat wanneer training direct gekoppeld wordt aan strategische doelstellingen, praktijkprojecten en intensieve coaching. Het actief betrekken van het management in de rol van Champion is ontwikkeld, maar vraagt ook nog om verdere ontwikkeling.

Het aanstellen van interne Lean-coaches heeft het eigenaarschap vergroot. Ook heeft het de besluitvorming versnelt en is de borging beter ingeregeld. Zo verzorgen de Lean-coaches zelf de Yellow Belt trainingen en zijn zij ook de eersten die de Green Belt projecten coachen.

Vergelijkbare cases

Scoober: Lean-fundament gelegd in snelgroeiende bezorgorganisatie

Scoober: Lean-fundament gelegd in snelgroeiende bezorgorganisatie

Scoober had last van eilandjes: vestigingen werkten niet op dezelfde manier en konden niet van elkaar leren. Symbol hielp een Lean-plan, strategieplan, processenplan en trainingsplan op te zetten. Resultaat: de belangrijkste bedrijfsprocessen gestandaardiseerd, het management getraind als Lean Champion en drie Lean-medewerkers actief in de organisatie.

GGD: vaccinatiesnelheid verhoogd o.b.v. Lean

GGD: vaccinatiesnelheid verhoogd o.b.v. Lean

GGD GHOR moest het vaccinatietempo in korte tijd verdrievoudigen. Symbol formeerde een Lean-team van vijf consultants dat in 6 weken 50 vaccinatielocaties bezocht en gerichte verbeteringen doorvoerde. Resultaat: het priktempo steeg van 22 naar 100 prikken per uur per priklijn en het weekvolume groeide van 500.000 naar 1,4 miljoen prikken.

ZGT: continu verbeteren op 50 afdelingen met Lean Six Sigma

ZGT: continu verbeteren op 50 afdelingen met Lean Six Sigma

ZGT bouwt aan een cultuur van continu verbeteren: verbeterteams op elke afdeling, twee projectweken per jaar en opgeleide Green Belts. Symbol begeleidt het traject. Resultaat: 22 actieve verbeterteams, een slagingspercentage van 75% voor de Green Belt en een sneeuwbaleffect aan verbeteringen door de hele organisatie.

De Lean-reis van RWG: samen met Symbol van ambitie naar aanpak

Privé: De Lean-reis van RWG: samen met Symbol van ambitie naar aanpak

RWG stond voor groei, hogere operationele druk en een toenemende onderhoudsbehoefte. Met een CIMM-scan, trainingen en begeleiding van verbeterprojecten helpt Symbol om Lean structureel onderdeel te maken van de dagelijkse manier van werken.

Herken je dit in jouw organisatie?

Herken je de uitdaging om groei te realiseren zonder dat capaciteit, processen of kwaliteit onder druk komen te staan? Of wil je continu verbeteren structureel onderdeel maken van de dagelijkse praktijk?

Neem contact op met Symbol om te ontdekken welke aanpak past bij jouw organisatie.

Plan een gesprek
Chat met Symbi