RWG: bouwen aan structureel continu verbeteren

Rotterdam World Gateway (RWG) heeft de ambitie om de modernste terminal te blijven, en wil continu verbeteren integreren in de dagelijkse manier van werken. Symbol helpt RWG om competenties op te bouwen en grote verbeterinitiatieven direct te verbinden aan de strategische doelstellingen. Dat brengt focus en een stevige basis om continu verbeteren verder te verankeren in de organisatie.

Uitdaging

De modernste terminal te blijven in combinatie met groeiende klantvraag, intensievere belasting en een terminal die fors wordt uitgebreid.

Aanpak

Competentieontwikkeling, coaching en consultancy koppelen aan de strategie.

Impact

Meer focus, 15 prioritaire verbeteropgaven en structurelere procesregie.

Rotterdam World Gateway (RWG)

Rotterdam World Gateway (RWG) is een volledig geautomatiseerde containerterminal op de Maasvlakte in Rotterdam. Jaarlijks faciliteert RWG de doorvoer van circa 2,4 miljoen TEU (de standaardmaat voor containercapaciteit; 1 TEU staat gelijk aan één 20-voetscontainer) richting het Europese achterland.

Met een ambitie om de modernste containerterminal te blijven in combinatie met groei en een hoge klantvraag worden processen, capaciteit en materieel steeds intensiever belast. Daarnaast staat RWG de komende voor een verdubbeling van de terminalcapaciteit.

Dat vraagt om processen die slimmer en efficiënter verlopen, zodat met dezelfde bezetting meer werk kan worden verzet.

Voor RWG ging de ambitie verder dan het uitvoeren van afzonderlijke verbeterprojecten. Continu verbeteren moest onderdeel worden van de normale manier van werken. Dat betekent niet alleen verbeteringen realiseren, maar ook de juiste competenties in de organisatie ontwikkelen zodat medewerkers steeds beter in staat zijn om zelf verbeteringen te herkennen, uit te voeren en vast te houden.

Eerst bepalen wat de organisatie nodig heeft

Het eerste contact met RWG liep via Bauke (Business Development Manager) bij Symbol. In gesprekken met RWG bracht hij samen met de organisatie de ambitie en het vraagstuk in kaart. Met deze ambitie was het verstandig om externe expertise in te schakelen. Aan de kant van RWG is Ronald (Program & Innovation Manager) nauw betrokken bij de ontwikkeling van continu verbeteren.

De keuze voor Symbol kwam voort uit de breedte van het palet: van training en coaching tot consultancy. Bovendien bood Symbol de flexibiliteit om gedurende het traject, in overleg en naar behoefte van de organisatie, tussen deze elementen te schakelen.

De inhoudelijke samenwerking begon met een volwassenheidsmeting. Symbol voerde een CIMM-scan uit, sprak met managers en zette een enquête uit onder alle medewerkers. Daarmee ontstond een concreet beeld van waar RWG stond, wat de organisatie nodig had en waar verdere ontwikkeling nodig was.

Niet trainen om het trainen

RWG wilde medewerkers in de eerste fase bewust enthousiasmeren voor Lean en tegelijkertijd de juiste competenties in de organisatie opbouwen.
Die aanpak paste bij RWG: eerst praktisch beginnen, enthousiasme creëren en van daaruit verder bouwen aan continu verbeteren.
Alle leidinggevenden volgden daarom Champion & Lean Leadership trainingen.
Vervolgens werden White-, Yellow- en Green Belt-programma’s ingezet voor verschillende groepen binnen de organisatie. Inmiddels hebben honderden medewerkers een Lean-training gevolgd. “Lean moest onze normale manier van werken worden, zodat we klaar zijn voor de toekomst.”
Maar trainen was geen doel op zich. Per doelgroep werd gekeken welke kennis en vaardigheden nodig waren om anders naar het eigen werk te kijken, problemen te herkennen en zelf verbeteringen te kunnen realiseren. De trainingen vormden daarmee één onderdeel van een bredere ontwikkeling waarin leren en toepassen bewust met elkaar werden verbonden.

“Lean moest onze normale manier van werken worden, zodat we klaar zijn voor de toekomst”

Hands-on ondersteuning

RWG en Symbol vormden samen een kernteam om verbeterinitiatieven te begeleiden en richting te geven. Naast Bauke waren vanuit Symbol onder anderen Marijn en Sandra als consultants betrokken. Zij werkten mee in de organisatie en ondersteunden RWG bij zowel concrete verbeterprojecten als het verder opbouwen van verbetercompetenties.
De medewerkers van RWG blijven daarbij zoveel mogelijk zelf in de lead. Symbol ondersteunt met structuur, methodiek, coaching en expertise. Zo wordt niet alleen gewerkt aan afzonderlijke verbeteringen, maar ook aan het vermogen van de organisatie om steeds zelfstandiger continu te verbeteren.

Van losse verbeteracties naar strategische impact

Robert-Jan Uhlhorn, senior consultant en trainer bij Symbol, raakte vervolgens betrokken bij de verdere inhoudelijke begeleiding van RWG.
Naarmate meer medewerkers met continu verbeteren aan de slag gingen, ontstonden binnen RWG tientallen verbeterinitiatieven. Het aantal initiatieven was op zichzelf niet het probleem. Sommige met name grotere en complexere verbeteringen werden echter als iets extra’s naast het dagelijkse werk uitgevoerd.
Daarom werd het belangrijk om nieuwe doorbraak verbeterinitiatieven expliciet te koppelen aan de strategische doelstellingen van RWG. Zo wordt de beschikbare verbetertijd nog beter besteed aan onderwerpen die direct bijdragen aan de richting waarin de organisatie zich wil ontwikkelen.
Om te bepalen waar de uitbreiding van de terminal nieuwe knelpunten kon opleveren, werd met de COO, CFO en verschillende managers gesproken. Daaruit kwamen 15 strategisch urgente vraagstukken naar voren die nu de basis vormen voor nieuwe (Green Belt) doorbraak verbeter projecten.
Daarmee worden competentieontwikkeling en organisatieresultaat direct met elkaar verbonden. Medewerkers werken aan hun certificering én leveren met hetzelfde project een bijdrage aan een strategische doelstelling. Dat maakt het verbeterwerk relevanter voor de organisatie en motiverender voor de medewerkers die ermee aan de slag gaan. De kracht zit in de mensen.

Strategie, uitvoering en competentieontwikkeling

De kracht van de huidige samenwerking zit in de brede, integrale aanpak. Strategie, implementatie en competentieontwikkeling staan daarbij centraal. Deze drie elementen worden binnen RWG bewust met elkaar verbonden. Zo versterken ze elkaar en dragen ze gezamenlijk bij aan het integreren van continu verbeteren in de dagelijkse manier van werken.
De competentieontwikkeling krijgt vorm via de Lean-trainingen en begeleiding van medewerkers. De implementatie vindt plaats via het gezamenlijke kernteam en concrete verbeterprojecten in de organisatie: strategisch grote doorbraakprojecten en verbeter initiatieven waar de medewerker zelf in de lead is. Binnen deze aanpak worden nieuwe verbeterinitiatieven in toenemende mate gekoppeld aan de strategische doelstellingen van RWG.
Door training, coaching en consultancy te combineren, kan Symbol flexibel inspelen op de behoeften van RWG en gericht schakelen tussen deze drie elementen naar de behoefte van de klant.

Competenties toepassen op concrete verbeterprojecten

De opgebouwde kennis wordt direct toegepast op vraagstukken uit de operatie.
Zo werden storingsmeldingen van de kranen binnen RWG wel verzameld, maar nog niet structureel geanalyseerd. Binnen een Green Belt-project is onderzocht welke meldingen tijdig moeten worden opgepakt om uitval te voorkomen. Daarmee kan onderhoud meer preventief en minder correctief worden georganiseerd.
Een ander project richtte zich op de externe inhuur binnen het railproces. Daar werd kritisch gekeken naar de verhouding tussen inzet, wachttijd en stilstand. Dat zorgde voor meer inzicht én voor een slimmere, kostenbewuste inzet van externe capaciteit.
Zo worden competenties niet los van de praktijk ontwikkeld, maar juist aan de hand van vraagstukken die daadwerkelijk binnen RWG spelen.

Resultaten

De ontwikkeling binnen RWG is nog volop gaande. Toch zijn inmiddels duidelijke resultaten en organisatorische veranderingen zichtbaar.

Maatstaf	Vóór	Na	Verbetering
Lean-competenties	Nulmeting bracht ontwikkelbehoefte in beeld	Alle, ruim 300 medewerkers getraind	Competenties op meerdere niveaus opgebouwd
Verbeterinitiatieven	Sommige initiatieven waren “erbij”	Gestructureerde begeleiding via kernteam	Meer focus en richting
Koppeling aan strategie	Projecten niet altijd structureel gekoppeld	15 prioritaire vraagstukken als basis voor nieuwe projecten	Gerichtere prioritering
Procesregie continu verbeteren	Verankering nog in ontwikkeling	Nieuwe afdeling Program & Innovation Management	Structurelere regie en borging

RWG verbindt competentieontwikkeling, strategische verbeteropgaven en procesregie steeds sterker met elkaar.

Continu verbeteren verder verankeren

Met de afdeling Program & Innovation Management heeft continu verbeteren een duidelijke plek binnen RWG.
Er is samenhang tussen strategische prioriteiten, verbeterprojecten en de ontwikkeling van medewerkers.

Samen met Symbol blijft RWG toewerken naar een manier waarop de organisatie continu verbeteren verder kan verankeren in de dagelijkse processen.
De vorm van ondersteuning beweegt daarin mee met wat RWG nodig heeft. Soms vraagt dat om training, soms om coaching en soms om consultancy. Het uitgangspunt blijft hetzelfde: de competenties in de organisatie verder ontwikkelen en de verbeterkracht van medewerkers inzetten op de vraagstukken die voor RWG strategisch van belang zijn.

Vergelijkbare cases

Penske Logistics: QMS heringericht zodat het voor de organisatie werkt

Penske Logistics had een ISO-gecertificeerd kwaliteitssysteem maar kon er niet mee werken. Processen waren vastgelegd maar onoverzichtelijk en moeilijk vindbaar. Symbol hielp het volledige QMS opnieuw inrichten in de Penske-huisstijl. Resultaat: glansrijke hercertificering voor ISO 9001, ISO 14001 en HACCP en een systeem dat ook voor klantcommunicatie wordt ingezet.

Thales: Lean transformatie radarproductie

Lean-transformatie binnen 22 afdelingen resulteerde in 30% kortere doorlooptijd en minder onderhandenwerk. Symbol implementeerde Lean-fundamentals bestaande uit 6S, OHW-beheersing en Visual management binnen 22 afdelingen.

Sealed Air: 100k jaarlijkse besparing door Lean Six Sigma

Sealed Air start met Lean Six Sigma in de vestiging in Enschede: 16 medewerkers opgeleid en vier verbeterprojecten gestart. Het Mixing-project levert €100.000 besparing per jaar op en werd internationaal genomineerd. Enschede fungeert als pilot voor een Europese uitrol en meer dan 10 medewerkers hebben zich aangemeld voor een vervolgopleiding.

Scoober: Lean-fundament gelegd in snelgroeiende bezorgorganisatie

Scoober had last van eilandjes: vestigingen werkten niet op dezelfde manier en konden niet van elkaar leren. Symbol hielp een Lean-plan, strategieplan, processenplan en trainingsplan op te zetten. Resultaat: de belangrijkste bedrijfsprocessen gestandaardiseerd, het management getraind als Lean Champion en drie Lean-medewerkers actief in de organisatie.

Continu verbeteren structureel onderdeel maken van de organisatie?

Continu verbeteren vraagt om meer dan losse trainingen of verbeterprojecten. Het vraagt om de juiste competenties, een duidelijke verbinding met de strategie en een organisatie die verbeteringen ook structureel kan vasthouden.

Herken je die uitdaging binnen jouw organisatie? Neem contact op met Symbol om te bespreken welke aanpak daarbij past.

Plan een gesprek