Selecteer een pagina

Symbol helpt MST met Lean-verbeterprogramma: van structuur tot cultuur

“Toen ik bij Medisch Spectrum Twente (MST) startte, in februari 2018, waren er geen standaarden. Dat was dus mijn eerste vraag aan Symbol: kunnen jullie ons helpen met het vastleggen van onze financiële en administratieve processen? Maar eigenlijk zat daar nog een vraag achter, want doordat er niets was vastgelegd verliepen verschillende processen niet goed (genoeg) – denk aan purchase-to-pay en material management. En ook het proces rondom de maandafsluiting is een goed voorbeeld.”

Meer informatie

Ook een gedegen structuur opzetten voor continu verbeteren en zo duurzame resultaten realiseren? We helpen je graag! Neem telefonisch contact op via 053 – 20 30 240 of via onderstaand formulier!

“De maandafsluiting wordt nu vlekkeloos afgerond”

Aan het woord is Matthijs Kruijsen, Manager Financiële Administratie & Verantwoording. “Samen met Symbol hebben we processen zoals die rondom de maandafsluiting in kaart gebracht, zodat we die in verbeterprojecten konden organiseren. Hoe? Als ik nog even inga op die maandafsluiting: van de twaalf afsluitingen per jaar werd er voorheen niet eentje op tijd afgerond. Niet wenselijk uiteraard. We hebben daarom toegewerkt naar een afsluitschema, onder begeleiding van Symbol uiteraard. In het afsluitschema staat nu exact beschreven wie welke taken heeft, maar ook wanneer welke taak afgerond moet zijn. Deze afsluitingsprocedure wordt nu goed opgevolgd, met als resultaat dat maandafsluitingen nu vlekkeloos worden.”

 

Geen losse projecten, maar een verbeterprogramma

Maar de maandsluiting is slechts één voorbeeld. Kruijsen heeft met Symbol namelijk een structuur voor continu verbeteren opgezet. Er zijn hoofdprojecten en deelprojecten geformuleerd en vervolgens zijn er projectleiders aangewezen, die intern zijn opgeleid tot Green Belt. De rol van Kruijsen en Symbol: deze projectleiders on the job coachen en hen begeleiden bij hun verbeterprojecten en initiatieven; sommige intensiever dan anderen. Als hoofd van het MT was het de taak aan Joyce Berger-Roelvink, RVE Manager Financiën en Informatiezaken, om het belang van dit verbeterprogramma uit te dragen. “We hebben er bewust voor gekozen om geen losse projecten te doen, maar om er een heus programma van te maken. Dit zorgt er namelijk voor dat we projecten in een bepaalde samenhang kunnen uitvoeren en dat ze elkaar niet tegenwerken, maar ook dat de vrijblijvendheid er afgaat. Belangrijk, want iedereen vindt het wel leuk om één of twee projecten te doen, maar voor continu verbeteren moet het ingebed worden in de cultuur. Met een verbeterprogramma – in plaats van hapsnap projecten – creëren we focus, kunnen we mensen faciliteren en kunnen we voldoende tijd en ruimte vrij maken.”

 

Vijftig tot zestig verbeterprojecten opgestart of zelfs al afgerond

En deze werkwijze heeft zijn vruchten afgeworpen. Inmiddels zijn al vijftig tot zestig kleinere en grotere verbeterprojecten geïnitieerd. Berger-Roelvink: “Ons verbeterprogramma heeft een vliegende start gekregen, en uit het voorbeeld van Matthijs over de maandafsluiting blijkt al wel dat we mooie resultaten behalen. Dat komt vooral door tijd die wij zelf hebben geïnvesteerd, maar zonder de hulp van Symbol was dit niet gelukt. Zij hebben ons onder meer geholpen om structuur aan te brengen in de aanpak en om draagvlak te creëren, door het Lean-gedachtengoed bij mensen onder de aandacht te brengen en uit te leggen. Daardoor had (en heeft!) iedereen duidelijk voor ogen: dit is waar we het voor doen. Een externe professional als Symbol houdt focus, en mede daarom hebben wij grote stappen kunnen maken.”

 

Cultuuromslag gemaakt, voor duurzaam succes

Ook is inmiddels in alle teams het fenomeen ‘weekstart’ geïmplementeerd. Kruijsen vertelt: “Wat speelt er, wat gaat er goed, en waar moeten we meer aandacht voor hebben? Ieder team bespreekt dit wekelijks met elkaar. Daarin zit meteen ook een andere winst die we met de samenwerking met Symbol hebben behaald: de communicatie op de afdeling is aanzienlijk verbeterd. We hadden geen cultuur waarin mensen met elkaar in gesprek gingen. We werkten op eilandjes en wisten vaak van elkaar niet wat er moest gebeuren en wie wat moest oppakken. Nu is er een cultuur van eigenaarschap, en dat zorgt voor een betere samenwerking. Symbol heeft ons dus niet alleen geholpen om structuur in onze processen aan te brengen en mensen verder te brengen in de toepassing van de Lean-systematiek, maar ook om een cultuuromslag te maken. En dát is voeding voor duurzaam succes.”